Conheça as 3 melhores ferramentas para gerenciar projetos em startups
O gerenciamento de projetos é uma atividade que exige muito dos seus responsáveis, principalmente, em empresas nascentes e com um modelo de negócios ainda em desenvolvimento, como é o caso das startups. Afinal, cada iniciativa demanda tempo de planejamento, organização de recursos, monitoramento do trabalho executado e cuidado com um cronograma e metas a serem cumpridas.
Sendo assim, adotar ferramentas de gestão de projetos é fundamental para administrar melhor o trabalho e atingir êxito nos objetivos propostos. Neste artigo, vamos apresentar quais são as principais ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciar projetos em uma startup.
Você vai entender a importância de investir em sistemas de apoio ao gerenciamento, a diferença de abordagens e necessidades entre as empresas tradicionais e as startups. Por fim, vamos indicar alguns dos softwares disponíveis no mercado. Acompanhe!
Sumário
Qual é a importância de se investir em ferramentas de gestão de projetos?
É muito importante ter em mente qual a real necessidade e os benefícios de se investir em uma ferramenta de gestão que garanta o suporte necessário para atingir o sucesso em qualquer projeto ligado às startups. Veja, a seguir, algumas das principais vantagens de se adotar esses recursos.
Aumento de produtividade e desempenho
Ferramentas de gerenciamento poupam um tempo precioso, antes utilizado em burocracias ou atividades de menor importância, liberando gestores e colaboradores para atividades mais relevantes, que contribuam de fato para o sucesso do empreendimento. Não é incomum encontrar empresas que gastam muita energia em ações que podem facilmente ser executadas por meio da automação.
Entre elas, a guarda e a pesquisa por documentos, a comunicação e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe etc. Todo esse ganho em eficiência se traduz em mais produtividade, aumento da agilidade e o incremento da oferta de valor das empresas.
Redução de custos e controle do financeiro
Formas arcaicas de gerenciamento de projetos, como planilhas eletrônicas diversas, cadernos de anotações ou mesmo planos de trabalho impressos, geram um risco muito grande de extravio de documentos sensíveis da empresa. Também, há o perigo de perda de informações, retrabalhos e outras ineficiências que podem causar descontroles sobre o orçamento e em outras áreas do projeto.
Ferramentas de gestão de projetos permitem uma redução dos custos relacionados à guarda e ao compartilhamento de papéis físicos. De igual modo, os diferentes recursos de controle disponíveis no sistema permitem a verificação semiautomática sobre o andamento das fases, da divisão de trabalhos e dos resultados obtidos até o momento.
Diminuição de riscos
Não atingir prazos preestabelecidos, estourar o orçamento definido para o projeto, ter colaboradores perdidos em suas funções, comunicação enviesada são alguns exemplos de problemas a que um gestor de projetos está sujeito. Sendo assim, os sistemas de apoio gerencial são fundamentais para reduzir os riscos associados ao projeto.
Essas soluções conferem aos gestores e aos demais membros da equipe uma visão mais abrangente sobre as fases atuais e o desempenho geral do projeto.
Mensuração de resultados
Outro benefício das ferramentas de gestão de projetos são os inúmeros recursos colocados à disposição dos gestores a fim de realizar um acompanhamento muito próximo sobre os resultados que estão sendo atingidos. Os sistemas de gestão mais avançados contam com painéis administrativos recheados de indicadores sobre o desempenho de cada aspecto do projeto.
Entre eles, podemos mencionar finanças gerais, gestão de pessoas, andamento dos processos, entregas efetuadas, prazos a cumprir e muito mais. Afinal, todo bom gestor não executa a tomada de decisões sem que elas não estejam baseadas na racionalidade dos índices-chave de performance.
Quais são as melhores ferramentas para gerenciar projetos em startups?
Agora que entendemos a importância das ferramentas de gestão de projetos para o sucesso das inciativas executadas pelas startups, chegou o momento de conhecermos algumas das principais soluções existentes no mercado. Confira!
Trello
Baseada em um esquema de cartões, listas e quadros para a organização das atividades executadas dentro de um projeto, Trello é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas em todo o mundo. Basicamente, o seu funcionamento remete a um kanban, com a vantagem de poder mover entre as listas do projeto as tarefas a serem executadas.
Em relação à forma de pagamento, o Trello conta com um versão gratuita limitada. As versões pagas são indicadas para demandas organizacionais mais específicas, que exigem funcionalidades mais complexas, controle de acessos e permissões entre os usuários, personalização da interface e grande capacidade de upload de arquivos.
Asana
Exibição de informações e dados estatísticos sobre o projeto, outorga de tarefas entre os membros da equipe de trabalho, kanban e muitas outras funcionalidades. Esses são alguns dos recursos disponíveis por meio da Asana.
O maior diferencial dessa ferramenta é a sua interface baseada em um cronograma que, basicamente, faz a interação sobre cada atividade a ser realizada em função do tempo. Assim, permite uma navegação entre os dias do projeto e uma visualização mais objetiva sobre as responsabilidades de cada envolvido.
Essa característica da ferramenta proporciona uma clareza muito maior sobre as atribuições de cada indivíduo. Ela é gratuita para empresas menores e também oferece soluções pagas para as empresas de maior porte.
Google Drive
O gerenciamento de projetos demanda vários documentos para a realização dos mais diferentes processos. Nesse item, o Google Drive se destaca dos demais.
Entre os recursos disponíveis, a alta capacidade para o armazenamento de planilhas, registros, informações e apresentações é muito superior a outras soluções existentes no mercado. Dessa forma, ao utilizar o Google Drive, toda a equipe de projeto conta com recursos importantes para o compartilhamento de arquivos, edições simultâneas e facilidades na comunicação entre si.
Empresas tradicionais versus startups: quais são as diferenças?
Por fim, é preciso explicar quais são as diferenças entre empresas tradicionais e startups em relação à utilização das ferramentas de gestão de projetos. Podemos diferenciar esses negócios, primeiramente, pela sua estruturação e forma de atuação no mercado.
Startups são empresas nascentes, que ainda estão desenvolvendo a sua solução, aprendendo com o mercado em busca de um modelo de negócio que seja repetível e escalável. Já as empresas tradicionais têm um modelo bem desenvolvido e, justamente por estar bem estabelecidas, são as que mais buscam metodologias de gestão de projetos já implementadas e testadas no mercado há anos.
Agindo assim, esse tipo de organização encontra sustento nas experiências anteriores, como uma espécie de guia para seu projeto. As startups, por sua vez, tendem a inovar mais e são mais abertas para a experimentação de novas metodologias, ferramentas e sistemas.
Como dissemos, as startups ainda não atingiram um estado de maturação, têm muitos processos ainda em formação e uma estrutura organizacional mais flexível. É exatamente por isso que, de maneira geral, elas se sentem mais confortáveis em testar novas técnicas e apostar em novas tendências de mercado, como equipes virtuais, transformação digital, gestão 4.0 e outras semelhantes.
Como podemos observar, as ferramentas de gestão de projetos são aliados fundamentais das startups que pretendem atingir um novo patamar de gerenciamento. Portanto, é preciso escolher as melhores soluções com calma e que estejam o mais alinhadas possível com as necessidades e objetivos do negócio.
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